Heb je als MKB-bedrijf eigenlijk een ATS nodig?
Je hebt een vacature openstaan. De eerste sollicitaties komen binnen via e-mail, iemand stuurt nog een cv door via WhatsApp en ondertussen houdt een collega in Excel bij wie er al gebeld is.
Het werkt. Totdat het drukker wordt.
Een kandidaat krijgt geen reactie, je weet niet meer precies wie je wanneer gesproken hebt en je moet zoeken naar dat ene cv dat ergens in je mailbox staat.
Misschien is het tijd om je recruitmentproces anders in te richten. Maar heb je daar meteen een ATS voor nodig?
Niet per se. Het hangt vooral af van hoe je bedrijf werft, hoeveel sollicitaties je verwerkt en hoeveel overzicht je nodig hebt.
Wat is een ATS eigenlijk?
ATS staat voor Applicant Tracking System. Het is software waarmee je sollicitaties en kandidaten beheert.
In een ATS kun je bijvoorbeeld:
- Vacatures beheren en publiceren.
- Sollicitaties en cv’s op één plek verzamelen.
- Bijhouden in welke fase een kandidaat zit.
- Notities maken na een gesprek.
- Taken en opvolgmomenten vastleggen.
- Samenwerken met collega’s die bij de selectie betrokken zijn.
- De communicatie met kandidaten overzichtelijk houden.
Afhankelijk van het systeem kun je ook rapportages maken, vacaturekanalen vergelijken en onderdelen van het recruitmentproces automatiseren.
Het belangrijkste voordeel? Je hoeft niet steeds zelf bij elkaar te zoeken wat er met een kandidaat is gebeurd.
Wanneer heb je als MKB-bedrijf nog geen ATS nodig?
Een ATS is niet automatisch de beste oplossing voor ieder bedrijf.
Heb je één vacature per jaar, komen er weinig sollicitaties binnen en is voor iedereen duidelijk wie de kandidaten opvolgt? Dan kan een eenvoudige werkwijze prima voldoen.
Je kunt bijvoorbeeld werken met een vaste mappenstructuur, een overzichtelijke mailbox en een spreadsheet waarin je de voortgang bijhoudt.
Voorwaarde is wel dat je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat en duidelijke afspraken maakt over toegang, bewaartermijnen en het verwijderen van gegevens.
Je hoeft dus niet meteen software aan te schaffen omdat andere bedrijven dat ook doen.
Een systeem moet een probleem oplossen. Het moet geen extra werk opleveren.
5 signalen dat een ATS interessant kan worden
1. Je verliest het overzicht over sollicitaties
Je weet niet meer precies wie al een reactie heeft gekregen, wie je nog moet bellen en welke kandidaten je wilt uitnodigen.
Dat is een teken dat je huidige werkwijze misschien niet meer goed aansluit bij de hoeveelheid werk.
Met een ATS kun je per kandidaat vastleggen wat de status is en welke actie nog nodig is.
2. Meerdere collega’s zijn betrokken bij recruitment
Misschien verzorgt HR de eerste selectie, voert de leidinggevende de gesprekken en beslist de directie uiteindelijk wie er wordt aangenomen.
Als informatie verspreid staat over mailboxen, documenten en persoonlijke aantekeningen, wordt samenwerken lastig.
Een gedeeld systeem maakt inzichtelijk wie wat heeft gedaan en welke informatie nog ontbreekt. Daarbij moet je natuurlijk wel goed regelen wie toegang heeft tot welke gegevens.
3. Je hebt regelmatig meerdere vacatures openstaan
Eén vacature is meestal goed te overzien. Bij vijf of tien vacatures wordt het al snel lastiger om alle kandidaten en acties uit elkaar te houden.
Een ATS helpt om vacatures, kandidaten en opvolging gescheiden én overzichtelijk te beheren.
Hoeveel voordeel dat oplevert, hangt niet alleen af van het aantal vacatures. Ook het aantal sollicitaties, de betrokken collega’s en de complexiteit van het proces spelen mee.
4. Kandidaten krijgen niet altijd op tijd een reactie
Een kandidaat solliciteert, maar niemand weet zeker wie de terugkoppeling zou verzorgen.
Of iemand heeft een gesprek gehad, maar de opvolging blijft liggen omdat andere werkzaamheden voorgaan.
Software lost niet vanzelf een gebrek aan afspraken op. Maar een ATS kan wel helpen om verantwoordelijkheden, statussen en vervolgacties zichtbaar te maken.
Zo wordt het makkelijker om kandidaten tijdig en zorgvuldig te informeren.
5. Je wilt weten wat je recruitment oplevert
Welke vacatures trekken reacties aan? Via welk kanaal komen kandidaten binnen? Hoeveel sollicitanten worden uitgenodigd en hoeveel daarvan worden uiteindelijk aangenomen?
Als je die informatie nergens vastlegt, wordt het lastig om te beoordelen wat werkt.
Een ATS kan helpen om deze gegevens inzichtelijk te maken. De mogelijkheden verschillen per systeem en zijn soms afhankelijk van de gekozen licentie of koppelingen.
ATS of Excel: wat is de verstandigste keuze?
Dat hangt af van jouw situatie.
Excel kan prima werken als:
- Je weinig vacatures hebt.
- Eén persoon het overzicht bewaakt.
- Je proces eenvoudig en overzichtelijk is.
- Je geen behoefte hebt aan uitgebreide automatisering.
Een ATS wordt interessanter als:
- Je regelmatig meerdere vacatures tegelijk hebt.
- Meerdere mensen samenwerken aan de selectie.
- Je veel sollicitaties en contactmomenten verwerkt.
- Je opvolging en communicatie beter wilt organiseren.
- Je inzicht wilt krijgen in resultaten en doorlooptijden.
Er is geen magisch aantal vacatures waarop je moet overstappen. Kijk vooral hoeveel tijd je kwijt bent aan administratie, hoe vaak informatie zoekraakt en hoeveel moeite het kost om overzicht te houden.
Wil je hier dieper op ingaan? Lees dan ook het artikel ‘Wanneer wordt Excel te omslachtig voor recruitment?’
Welk ATS past bij een MKB-bedrijf?
Als je besluit dat een ATS toegevoegde waarde heeft, is het verleidelijk om direct verschillende systemen te vergelijken.
Ik zou eerst een stap terug doen.
Breng in kaart wat je nodig hebt.
- Hoeveel vacatures heb je gemiddeld per jaar?
- Hoeveel mensen werken met het systeem?
- Waar komen sollicitaties nu binnen?
- Welke stappen doorloopt een kandidaat?
- Wil je vacatures vanuit het systeem publiceren?
- Welke rapportages zijn belangrijk?
- Moet het systeem koppelen met bestaande software?
- Welk budget is beschikbaar?
Kijk ook naar gebruiksgemak, ondersteuning, contractvoorwaarden, privacy en de mogelijkheden om gegevens te exporteren als je ooit wilt overstappen.
Een uitgebreid systeem met allerlei functies klinkt misschien aantrekkelijk, maar als niemand ermee wil werken, heb je er weinig aan.
Andersom kan een heel eenvoudig systeem tekortschieten als je proces steeds complexer wordt.
Kies dus niet het systeem met de meeste functies, maar het systeem dat past bij jouw manier van werken.
Vergeet het recruitmentproces niet
Een ATS kan veel ondersteunen, maar het maakt een onduidelijk proces niet automatisch goed.
Als niemand weet wie kandidaten terugbelt, blijft dat probleem bestaan. Als vacatureteksten niet aansluiten bij de doelgroep, zorgt een ATS niet ineens voor betere sollicitaties.
Begin daarom met de basis:
- Leg vast hoe een vacature van aanvraag tot invulling verloopt.
- Spreek af wie verantwoordelijk is voor iedere stap.
- Bepaal welke informatie je nodig hebt.
- Maak afspraken over communicatie en opvolging.
- Kijk daarna welke onderdelen een systeem kan ondersteunen.
Zo voorkom je dat je een bestaande, onhandige werkwijze simpelweg digitaliseert.
En wat als je wel een ATS hebt, maar het niet goed werkt?
Misschien gebruik je al een systeem, maar doet het niet wat je ervan verwachtte.
Kandidaten staan op meerdere plekken geregistreerd. Collega’s werken er ieder op hun eigen manier mee. Rapportages kloppen niet of vacatures worden nog steeds buiten het systeem om bijgehouden.
Dan is een nieuw systeem niet altijd de oplossing.
Soms zit de winst in het beter inrichten van het huidige ATS, het vereenvoudigen van het proces of het maken van duidelijke werkafspraken.
Dat kan tijd en onnodige kosten besparen.
Conclusie: begin bij je behoefte, niet bij de software
Een ATS kan een waardevol hulpmiddel zijn voor MKB-bedrijven die hun recruitment overzichtelijker willen organiseren. Maar niet ieder bedrijf heeft direct een systeem nodig.
De belangrijkste vraag is daarom niet: Welk ATS moet ik kiezen?
De betere vraag is: Waar loopt ons recruitmentproces op dit moment vast?
Misschien is Excel nog prima. Misschien heb je een ATS nodig. Of misschien moet je eerst duidelijker vastleggen wie wat doet en hoe kandidaten worden opgevolgd.
Bij Afdeling Recruitment kijk ik graag naar dat geheel: niet alleen naar vacatures of software, maar vooral naar wat een bedrijf nodig heeft om recruitment werkbaar en overzichtelijk te houden.
Want een goed recruitmentproces hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het moet vooral passen bij jouw bedrijf.
Verder lezen
Geef een reactie