Privacyverklaring Afdeling Recruitment
Laatst bijgewerkt: september 2026
Afdeling Recruitment vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk worden behandeld. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe we daarmee omgaan en welke rechten je hebt.
Afdeling Recruitment verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.
1. Wie zijn wij?
Afdeling Recruitment is een recruitmentdienstverlener voor het MKB en ondersteunt organisaties onder andere bij recruitmentstrategie, recruitmentprocessen, recruitment backoffice, werving en selectie en het inrichten van recruitment.
Afdeling Recruitment
Gevestigd in Aalden, Drenthe
KvK: 42157282
E-mail: hallo@afdelingrecruitment.nl
Website: https://afdelingrecruitment.com/
Afdeling Recruitment is voor de eigen verwerkingen van persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke.
Bij recruitmentwerkzaamheden voor opdrachtgevers kan Afdeling Recruitment persoonsgegevens verwerken namens de opdrachtgever. In die situaties kan de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke zijn en Afdeling Recruitment de verwerker. Welke rol van toepassing is, hangt af van de aard van de dienstverlening en de gemaakte afspraken.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Welke gegevens wij verwerken, hangt af van je relatie met Afdeling Recruitment en van het doel waarvoor de gegevens worden gebruikt.
Dit kan onder andere gaan om:
- naam en contactgegevens;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- bedrijfsnaam, functie en zakelijke contactgegevens;
- gegevens die je zelf verstrekt via e-mail, formulieren of andere communicatie;
- informatie over afspraken en contactmomenten;
- gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, administratie en facturatie;
- informatie die je verstrekt in het kader van recruitment;
- gegevens uit een cv, motivatie of sollicitatie;
- werkervaring, opleiding, vaardigheden en andere informatie die relevant is voor een sollicitatie;
- communicatie tussen kandidaten, opdrachtgevers en Afdeling Recruitment;
- technische gegevens die automatisch worden verzameld wanneer je onze website gebruikt, zoals IP-adres, browserinformatie en informatie over het gebruik van de website, voor zover van toepassing.
Wij verwerken niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
3. Persoonsgegevens van kandidaten
Wanneer Afdeling Recruitment betrokken is bij een werving- en selectieprocedure, kunnen wij persoonsgegevens van kandidaten verwerken.
Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je:
- rechtstreeks contact met ons opneemt;
- reageert op een vacature;
- door een opdrachtgever of andere partij bij ons onder de aandacht wordt gebracht;
- via een professioneel netwerk of openbare bron wordt benaderd;
- informatie verstrekt tijdens een sollicitatieprocedure.
Afhankelijk van de opdracht kunnen wij onder meer cv-gegevens, contactgegevens, werkervaring, opleiding, motivatie en informatie over geschiktheid voor een functie verwerken.
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor doeleinden die verband houden met recruitment en arbeidsbemiddeling, zoals het beoordelen van een kandidaat, het onderhouden van contact, het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers en het begeleiden van een sollicitatieprocedure.
Wanneer wij persoonsgegevens van kandidaten verwerken namens een opdrachtgever, handelen wij binnen de afspraken en instructies die met de opdrachtgever zijn gemaakt. Waar nodig worden hierover afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
4. Bijzondere persoonsgegevens
Afdeling Recruitment probeert het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan gegevens over gezondheid, religie, afkomst, politieke opvattingen of andere bijzondere categorieën persoonsgegevens.
Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is voor het betreffende doel.
Wij vragen kandidaten daarom om geen bijzondere persoonsgegevens te verstrekken die niet relevant zijn voor een sollicitatie of recruitmentprocedure.
5. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?
Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:
- het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
- het plannen en uitvoeren van kennismakingsgesprekken;
- het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten;
- het uitvoeren van recruitmentopdrachten;
- het ondersteunen van opdrachtgevers bij werving en selectie;
- het onderhouden van contact met kandidaten;
- het beoordelen en voorstellen van kandidaten;
- het beheren van recruitmentprocessen en kandidatenpijplijnen;
- het uitvoeren van administratieve en financiële werkzaamheden;
- het versturen van zakelijke communicatie;
- het verbeteren, beveiligen en beheren van onze website;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het behandelen van klachten, geschillen en eventuele juridische procedures;
- het beschermen van onze belangen wanneer dat noodzakelijk en gerechtvaardigd is.
6. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
Uitvoering van een overeenkomst
Bijvoorbeeld wanneer persoonsgegevens noodzakelijk zijn om een overeenkomst met een opdrachtgever uit te voeren.
Wettelijke verplichting
Bijvoorbeeld wanneer wij bepaalde gegevens moeten bewaren voor onze administratie of om aan fiscale verplichtingen te voldoen.
Gerechtvaardigd belang
Bijvoorbeeld voor normale zakelijke communicatie, relatiebeheer, beveiliging van onze systemen en het organiseren en verbeteren van onze dienstverlening, voor zover onze belangen zwaarder wegen dan jouw privacybelangen.
Toestemming
Wanneer toestemming wettelijk vereist is, vragen wij deze vooraf. Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.
7. Persoonsgegevens uit openbare bronnen
Voor recruitment kunnen wij gebruikmaken van informatie die iemand zelf openbaar heeft gemaakt, bijvoorbeeld via een professioneel online profiel.
Wij gebruiken dergelijke informatie alleen wanneer dit relevant is voor recruitment en voor zover dit past binnen de toepasselijke privacywetgeving.
Wanneer wij iemand actief benaderen voor een mogelijke functie, verstrekken wij waar nodig informatie over wie wij zijn, waarom wij contact opnemen en hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer daarvoor een andere geldige grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met:
- opdrachtgevers waarvoor wij recruitmentwerkzaamheden uitvoeren;
- kandidaten en andere betrokkenen bij een recruitmentprocedure;
- leveranciers van software en digitale diensten;
- hosting- en IT-dienstverleners;
- zakelijke dienstverleners, zoals administratieve of financiële dienstverleners;
- partijen die ons ondersteunen bij websitebeheer en beveiliging;
- overheidsinstanties of andere partijen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Afdeling Recruitment verwerkt, maken wij waar nodig afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens.
9. Externe dienstverleners
Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van verschillende digitale en zakelijke diensten. Denk bijvoorbeeld aan:
- website- en hostingdiensten;
- zakelijke e-mail;
- online afsprakenplanning;
- boekhoud- en administratiesoftware;
- digitale documentopslag;
- recruitment- en ATS-systemen;
- communicatie- en samenwerkingssoftware;
- beveiligings- en technische diensten.
De specifieke diensten die wij gebruiken kunnen in de loop van de tijd veranderen.
Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens namens ons verwerkt, beoordelen wij of passende afspraken over gegevensbescherming en beveiliging nodig zijn.
10. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers van digitale diensten kunnen persoonsgegevens verwerken of toegang daartoe bieden vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige juridische basis bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast wanneer dat vereist is.
11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een ander gerechtvaardigd doel een langere bewaartermijn vereist.
De bewaartermijn kan daarom per soort persoonsgegeven en per situatie verschillen.
Voor administratieve en fiscale gegevens houden wij rekening met de wettelijke bewaarplichten.
Bij recruitment bewaren wij kandidaatgegevens niet onbeperkt. Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn voor de betreffende recruitmentprocedure of een ander gerechtvaardigd doel, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke grondslag bestaat om ze langer te bewaren.
12. Beveiliging
Afdeling Recruitment neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofd gebruik, wijziging of openbaarmaking.
Voorbeelden hiervan zijn:
- beveiligde accounts en systemen;
- toegangsbeperking tot persoonsgegevens;
- gebruik van passende wachtwoord- en beveiligingsmaatregelen;
- zorgvuldig omgaan met documenten en communicatie;
- het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben;
- het maken van afspraken met relevante dienstverleners over beveiliging en privacy.
Geen enkele digitale omgeving kan volledige veiligheid garanderen. Daarom blijven wij onze beveiligingsmaatregelen beoordelen en waar nodig verbeteren.
13. Datalekken
Wanneer zich ondanks onze beveiligingsmaatregelen een beveiligingsincident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij het incident en nemen wij passende maatregelen.
Wanneer sprake is van een datalek dat volgens de AVG moet worden gemeld, zullen wij dit binnen de wettelijke termijn melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen informeren wanneer dat wettelijk vereist is.
14. Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:
- inzage in je persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste persoonsgegevens;
- verwijdering van persoonsgegevens;
- beperking van de verwerking;
- overdracht van gegevens (dataportabiliteit);
- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
- intrekking van eerder gegeven toestemming.
Niet ieder recht is in iedere situatie onbeperkt van toepassing. Soms mogen of moeten wij bepaalde gegevens bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een andere wettelijke grondslag.
15. Hoe kun je een verzoek indienen?
Wil je gebruikmaken van één van je privacyrechten? Stuur dan een e-mail naar:
Vermeld bij je verzoek zo duidelijk mogelijk wat je vraagt.
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren. Wij vragen daarbij niet om meer informatie dan noodzakelijk is.
Wij reageren in principe binnen één maand op een verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken tegelijkertijd worden gedaan, kan deze termijn onder de voorwaarden van de AVG worden verlengd.
16. Direct marketing en zakelijke communicatie
Wij kunnen zakelijke contacten informeren over onze dienstverlening wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf.
Je kunt je altijd afmelden voor commerciële communicatie of bezwaar maken tegen direct marketing.
17. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het goed functioneren en beveiligen van de website. Daarnaast kunnen, afhankelijk van de gebruikte instellingen en diensten, cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt voor bijvoorbeeld voorkeuren, statistieken of externe functionaliteiten.
Voor cookies waarvoor voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, vragen wij daarvoor toestemming.
Meer informatie over het gebruik van cookies staat in ons Cookiebeleid.
18. Externe websites
Onze website kan links bevatten naar websites van andere organisaties, bijvoorbeeld voor het plannen van een afspraak of het bekijken van externe informatie.
Wanneer je een externe website bezoekt, geldt het privacybeleid van die betreffende organisatie. Afdeling Recruitment is niet verantwoordelijk voor de manier waarop externe websites met persoonsgegevens omgaan.
19. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Afdeling Recruitment neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor personen uitsluitend op basis van geautomatiseerde besluitvorming, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan de daarvoor geldende voorwaarden wordt voldaan.
Bij recruitment kunnen digitale systemen worden gebruikt om processen te ondersteunen, maar een dergelijke ondersteuning betekent niet automatisch dat sprake is van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de AVG.
20. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie staat op onze website. Bovenaan de privacyverklaring staat vermeld wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.
21. Vragen of klachten
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op:
Afdeling Recruitment
Aalden, Drenthe
E-mail: hallo@afdelingrecruitment.nl
KvK: 42157282
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je van mening bent dat wij niet zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan.
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt in september 2026.