Wanneer wordt Excel te omslachtig voor recruitment?

Excel is handig.

Je kunt er vacatures in bijhouden, kandidaten registreren, sollicitaties opvolgen en overzicht maken van de voortgang. Je hebt het programma vaak al in huis en je kunt het aanpassen aan je eigen werkwijze.

Voor veel MKB-bedrijven is dat een prima start.

Maar op een gegeven moment groeit het overzicht uit tot een spreadsheet met steeds meer kolommen, tabbladen, kleuren en uitzonderingen. Er zijn verschillende versies in omloop en niemand weet helemaal zeker of de informatie nog klopt.

Wanneer werkt Excel nog goed voor recruitment? En wanneer wordt het tijd om het anders aan te pakken?

Waarom bedrijven Excel gebruiken voor recruitment

Dat is eigenlijk heel logisch.

Je hoeft geen nieuw systeem aan te schaffen. Je bepaalt zelf welke informatie je vastlegt en je kunt snel beginnen.

Je maakt bijvoorbeeld een overzicht met:

De openstaande vacatures.
De namen van kandidaten.
De datum waarop iemand solliciteerde.
De status van de sollicitatie.
De contactmomenten.
De verantwoordelijke collega.
De volgende actie.

Voor een bedrijf met weinig vacatures en een eenvoudig proces kan dat voldoende zijn.

Het probleem is dus niet dat Excel verkeerd is.

Het gaat erom of de manier waarop je werkt nog past bij de omvang en complexiteit van je recruitment.

7 signalen dat Excel niet meer voldoende overzicht geeft

1. Je hebt steeds meer tabbladen en bestanden nodig

Voor iedere vacature is er een apart bestand. Of er is één groot bestand met tientallen tabbladen.

Daarnaast staan cv’s in mappen, notities in documenten en afspraken in agenda’s.

Je kunt nog steeds alles terugvinden, maar het kost steeds meer tijd.

Dat is een goed moment om te onderzoeken of je informatie slimmer kunt organiseren.

2. Je weet niet zeker of de informatie actueel is

Een collega heeft een kandidaat gebeld en de status aangepast. Maar in welke versie van het bestand?

Of iemand heeft een kopie gemaakt om zelf mee te werken, waarna de wijzigingen niet meer zijn verwerkt in het oorspronkelijke overzicht.

Daardoor ontstaat twijfel: welke informatie klopt eigenlijk?

Een gedeelde werkwijze kan dit probleem verkleinen. Als meerdere mensen tegelijk met kandidaten werken, kan een ATS bovendien helpen om informatie centraal bij te houden.

3. Kandidaten worden niet altijd opgevolgd

Je opent de spreadsheet en ziet dat een kandidaat nog op ‘eerste gesprek’ staat.

Maar heeft het gesprek al plaatsgevonden? Moet iemand nog terugbellen? Is er al een afwijzing verstuurd?

Als je dat telkens zelf moet uitzoeken, is het overzicht niet meer voldoende ondersteunend.

Je kunt in Excel natuurlijk vervolgacties registreren. Maar je moet er dan wel consequent mee werken en zelf bewaken dat de acties worden uitgevoerd.

Als dat steeds lastiger wordt, kan een andere inrichting of een ATS uitkomst bieden.

4. Meerdere collega’s werken op verschillende manieren

De ene collega gebruikt ‘in behandeling’, de andere ‘gesprek gepland’ en een derde schrijft simpelweg ‘later bellen’.

Op papier is voor iedereen duidelijk wat ermee wordt bedoeld. Maar als je wilt rapporteren of werk wilt overdragen, wordt het lastig.

Het probleem zit hier niet alleen in Excel. Ook een ATS werkt niet goed als iedereen eigen definities en afspraken gebruikt.

Begin daarom met het vaststellen van duidelijke statussen en verantwoordelijkheden. Pas daarna kun je beoordelen of je huidige hulpmiddel nog geschikt is.

5. Je wilt weten waar kandidaten vandaan komen

Je wilt weten of kandidaten via LinkedIn, je eigen website, een vacaturebank of via-via binnenkomen.

En misschien wil je ook weten welk kanaal daadwerkelijk geschikte kandidaten oplevert.

Dat kan in Excel, maar je moet de gegevens wel consequent vastleggen en later handmatig analyseren.

Een ATS kan dit proces makkelijker maken, afhankelijk van de beschikbare functies en koppelingen.

Let wel: alleen een systeem aanschaffen is niet genoeg. Als niemand de herkomst van kandidaten registreert, blijven je inzichten beperkt.

6. Je besteedt veel tijd aan administratie

Je kopieert gegevens van het ene bestand naar het andere. Je zoekt cv’s bij elkaar, maakt nieuwe overzichten en controleert of alle statussen zijn bijgewerkt.

Op zichzelf lijken dat kleine handelingen.

Maar als je ze iedere week opnieuw uitvoert, kunnen ze behoorlijk wat tijd kosten.

Vraag jezelf daarom eens af hoeveel tijd je werkelijk kwijt bent aan het beheren van je recruitmentoverzicht.

Die tijd kun je vervolgens vergelijken met de kosten en inspanning van een andere werkwijze.

7. Je vindt het lastig om het proces over te dragen

Stel dat de collega die recruitment organiseert met vakantie gaat of uitvalt.

Kan iemand anders dan direct zien welke vacatures openstaan, welke kandidaten in behandeling zijn en welke acties nog nodig zijn?

Als het antwoord nee is, zit belangrijke kennis misschien te veel in het hoofd van één persoon.

Een goed ingericht proces maakt duidelijk wat er moet gebeuren en waar de benodigde informatie staat.

Dat kan met Excel, maar bij een groeiend aantal vacatures en betrokken collega’s kan een ATS het overdragen en samenwerken eenvoudiger maken.

Moet je nu meteen overstappen op een ATS?

Nee.

Als je merkt dat Excel onhandig wordt, hoef je niet direct software aan te schaffen.

Ik zou eerst drie dingen doen.

Stap 1. Breng je huidige proces in kaart

Schrijf op hoe een vacature bij jullie verloopt.

Van het moment dat iemand nodig is tot het moment waarop de nieuwe collega start.

Wie is waarvoor verantwoordelijk? Waar worden kandidaten geregistreerd? Hoe worden gesprekken gepland? En hoe wordt de opvolging bewaakt?

Vaak ontdek je hierdoor al waar informatie verloren gaat of dubbel werk ontstaat.

Stap 2. Maak duidelijke afspraken

Bepaal welke informatie je bijhoudt, welke statussen je gebruikt en wie verantwoordelijk is voor de volgende stap.

Spreek ook af waar de actuele informatie staat en hoe je voorkomt dat er verschillende versies ontstaan.

Een eenvoudige, gezamenlijke werkwijze kan al veel verbeteren.

Stap 3. Kijk wat er daarna nog ontbreekt

Pas wanneer je weet wat je nodig hebt, kun je goed beoordelen of Excel nog voldoet.

Misschien heb je alleen een beter ingericht overzicht nodig.

Misschien is een gedeelde mailbox met duidelijke afspraken voldoende.

Of misschien wil je kandidaten, vacatures, communicatie en rapportages op één plek beheren. Dan kan een ATS interessant worden.

Wil je meer weten over die afweging? Lees dan ook ‘Heb je als MKB-bedrijf eigenlijk een ATS nodig?’

Excel of ATS: hoe maak je de keuze?

Excel kan passend zijn wanneer je proces eenvoudig is, het aantal kandidaten beheersbaar blijft en iedereen weet hoe het overzicht gebruikt moet worden.

Een ATS wordt interessanter wanneer je regelmatig meerdere vacatures hebt, met verschillende collega’s samenwerkt, veel contactmomenten bijhoudt of meer inzicht wilt in de voortgang en resultaten.

Kijk daarbij niet alleen naar licentiekosten. Neem ook de tijd mee die je nu kwijt bent aan administratie, het risico op gemiste opvolging en de tijd die nodig is om een nieuw systeem in te richten en te onderhouden.

En vergeet privacy niet. Bij het verwerken van sollicitatiegegevens moet je onder meer letten op toegang, beveiliging, bewaartermijnen en het tijdig verwijderen van gegevens. Een ATS kan daarbij hulpmiddelen bieden, maar maakt je niet automatisch compliant.

Een ATS is geen oplossing voor ieder recruitmentprobleem

Dit is een belangrijk punt.

Als vacatures weinig reacties opleveren, kandidaten te lang moeten wachten of niemand weet wie verantwoordelijk is voor de opvolging, is een nieuw systeem niet automatisch de oplossing.

Soms moet de vacaturetekst beter. Soms moet de communicatie sneller. En soms ontbreekt er simpelweg een duidelijke afspraak.

Software kan een goed proces ondersteunen, maar niet alle keuzes voor je maken.

Daarom is het verstandig om eerst te kijken wat er daadwerkelijk misgaat. Zo voorkom je dat je geld uitgeeft aan een systeem dat uiteindelijk op dezelfde manier wordt gebruikt als het oude Excel-bestand.

Recruitment overzichtelijker maken zonder alles om te gooien

Je hoeft niet van de ene op de andere dag je hele recruitmentproces te veranderen.

Begin met de onderdelen die het meeste tijd kosten of waar de meeste fouten ontstaan.

Maak verantwoordelijkheden duidelijk, zorg dat informatie op één logische plek staat en spreek af hoe kandidaten worden opgevolgd.

Daarna kun je gericht bekijken of je huidige hulpmiddelen nog passen bij je bedrijf.

Soms is een kleine aanpassing voldoende. Soms is een ATS de logische volgende stap.

En soms is het vooral prettig als iemand met kennis van recruitment even meekijkt en helpt om structuur aan te brengen.

Bij Afdeling Recruitment kijk ik niet alleen naar het systeem, maar naar het recruitmentproces als geheel. Wat werkt al goed? Waar gaat tijd verloren? En wat heeft jouw bedrijf nodig om overzicht te houden zonder het ingewikkelder te maken dan nodig is?

Want uiteindelijk gaat het niet om Excel of een ATS.

Het gaat erom dat je weet waar je staat, kandidaten de aandacht geeft die ze verdienen en recruitment werkbaar houdt naast alle andere werkzaamheden.

Verder lezen